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Programa de Apoio Participativo à Agricultura Familiar e Pesca Artesanal (PAPAFPA)
 
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TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UNE MISSION DE MISE EN PLACE D’UN


MANUEL SUR LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COOMPTABLES ET FINANCIERES DU PROJET D’APPUI À LA PETITE AGRICULTURE COMMERCIALLE (PAPAC)
Présentation du Projet
Le Projet d’Appui à la Petit Agriculture Commerciale (PAPAC) cofinancé par le Gouvernement de Sao Tomé et Principe et par le FIDA (Accord de DON 2000000840) signé le 22 septembre 2014 par le FIDA et contresigné le 29 du même mois par le Ministre du Plan et Finance de la République Démocratique de Sao Tomé et Principe en représentation du Gouvernement de ce Pays, est un Projet du Gouvernement, entré en vigueur à la date de sa contre-signature.
L’objectif général du PAPAC est de continuer le chemin entrepris par le PNAPAF puis le PAPAFPA dans la réduction de la pauvreté rurale et l’insécurité alimentaire. L’objectif spécifique est de fournir à 4 750 ménages ruraux (soit 18 500 habitants) les plus vulnérables des opportunités durables d’accès à des revenus issus de la valorisation équitables de leurs productions végétales et animales sur des marchés de niche à l’exportation et sur le marché interne.
Dans le spécifique, le PAPAC vise:
 La consolidation des filières de production dont développement a été amorcé avec l’appui du PAPAFPA et notamment celle de la viabilité institutionnelle et financière des trois coopératives les plus jeunes, créées en 2009-2010;
 L’accroissement d’échelle de l’impact des quatre coopératives de production équitables et biologiques (Coopérative de cacao biologique – CECAB, Coopérative de cacao de qualité – CECAQ 11, Coopérative de poivre biologique – CEPIBA, et Coopérative de café biologique – CECAFEB) par l’inclusion de nouveaux ménages pauvres et l’accroissement de la part de ménages s’affranchissant de la pauvreté au sein de leurs membres actuels ;
 La diversification productive, permettant à de nouveaux ménages, essentiellement ceux situés en dehors des zones les plus propices au cacao, poivre ou café arabica, d’accéder à des sources de revenus nouvelles.
La durée de PAPAC est de 6 ans qui doivent être exécutés en 2 cycles de trois ans chacun.
A) Pendant le 1er cycle (2015-2018), le PAPAC s’articulera autour des composantes suivantes :
1) ‘’Développement des plantations familiales’’: i) avec l’intégration des nouvelles communautés ou de nouveaux plantations; ii) la création, rénovation, la densification et l’amélioration des plantations, dont la réhabilitation de 2 200 hectares de cacao, 320 ha de café et 10 ha de poivre, iii) la professionnalisation technico-économique des planteurs par introduction des plantes culturales améliorées et formations des planteurs à ces techniques par des membres des coopératives ayant reçu des formations spécifiques, iv) l’identification du matériel végétal local le plus performant et la production à partir de celui-ci de plants ou greffons par des pépiniéristes membres des coopératives et la mise en place de ce matériel selon des pratiques de cultures biologique, en plantation nouvelle en remplacement de plants anciens ou en re-densification;
2) ‘’Consolidation des organisations des producteurs, qui comprend les activités de renforcement de capacité des quatre coopératives exportatrices de cacao (2), poivre (1) et
café arabica (1) à être de plus en plus performantes, robustes et autonomes du point de vue institutionnel et financière. Cette composante comprend trois volets ; a) infrastructure rurales, b) appui à l’organisation et à la gestion des organisations des producteurs (OP) ; et c) renforcement du cadre commun aux différents OP;
3) ‘’Nouvelle domaine d’intervention‘’ qui prévoit de permettre à environ 1 100 ménages (soit 4 300 personnes) d’accéder des nouvelles opportunités durables de revenus monétaires et ou de renforcer la rentabilité d’activités qu’ils pratiquent déjà;
4) Coordination, gestion et suivi-évaluation du projet (Unité de Gestion du Programme – (UGP) inclut l’administration et finances et le suivi-évaluation.
Une évaluation du système de gestion financière proposé pour l'exécution de ce projet a été réalisée pour vérifier sa conformité aux politiques du FIDA en matière de risque fiduciaire.
La gestion et la coordination de PAPAC sera confiée à une UCP dont une partie du personnel sera reconduite du PAPAFPA.
B) Les activités du deuxième cycle (2018-2020) seront déterminées sur la base des résultats de la mission d’évaluation du cycle 1.
Objectif de la mission
L’objectif de la mission est de réviser le manuel administratif, comptable et financière existent actuellement au sien de PAPAFPA pour le rendre conforme aux exigences du "Projet d’Appui à la Petite Agriculture Commerciale (PAPAC)". Ce manuel devra aussi être conforme aux procédures du FIDA.
Contenu de la mission
La mission se déroulera en trois étapes :
Première étape : étude des documents de base du projet PAPAC, à savoir :
(i) le document de conception du projet et ses appendices; et
(ii) l’accord de Don 2000000840.
Cette prise de connaissance devra être enrichie par la revue du manuel des procédures du PAPAFPA et des entretiens avec les représentants de l’équipe du PAPAFPA et du PAPAC, les autorités de tutelle et, le cas échéant, avec les représentants du FIDA.
Deuxième étape : rédaction d'une première version du manuel des procédures, y inclus la :
 Définition du cadre organisationnel (organigramme, relations hiérarchiques et fonctionnelles entre les différentes structures du PAPAC et de ses responsables), et d’exécution et de contrôle des tâches ;
 Révision ou élaboration des circuits de traitement et de diffusion de l’information et conception des supports (tableaux de bords, fiches de stocks, fiches de carburant etc.) adaptés aux procédures/exigences du FIDA et au contexte du Projet;
 Révision ou proposition de procédures budgétaires pour la mobilisation de ressources et la gestion budgétaire et de procédures, ainsi que de modèles, concernant la comptabilisation et le suivi des immobilisations;
 Fixation des règles de gestion administrative, financière et comptable intégrant les particularités du PAPAC et les directives du FIDA en matière comptable, de décaissement, d’acquisition de biens et services, de passation de marché;
 Comptabilisation du système de collecte/gestion/traitement et diffusion des informations, y inclus: le suivi financier et budgétaire, la mobilisation des ressources, les comptabilités intégrées (générale et analytique), le suivi administratif et de gestion des achats, des immobilisations, des stocks, du personnel, de la trésorerie (caisse et banque), etc.
Toutes ces propositions de procédures et règles du système d’information et de gestion doivent être opérationnelles et conforme aux exigences du FIDA.
Cette version provisoire du manuel devra être validée par l’UGP et le FIDA.
Troisième étape: production d’une version définitive du manuel après avoir consolidé toutes observations formulées sur le document par l'UGP, le FIDA et ses partenaires.
IV. Durée de la mission
La durée d’exécution de la mission ne devra pas excéder quatre (4) semaines (soit 20 jours de travail effectif), réparties comme il suit :
 Deux semaines et demie (2,5) pour la production d'une première version du manuel;
 Une semaine et demie (1,5) pour la production de la version définitive (après la prise en compte des observations du FIDA).
La première version du manuel devra être terminée avant le début du "Séminaire de Lancement du PAPAC" planifié pour le 14 et 15 janvier 2015. 

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Annexe 1
CONTRAT POUR LA PRODUCTION D’UN
MANUEL SUR LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COOMPTABLES ET FINANCIERES DU PROJET D’APPUI À LA PETITE AGRICULTURE COMMERCIALE (PAPAC)
Entre la Direction de l’Unité de Gestion du "Projet d’appui à la petite agriculture commerciale", appelé ici ‘’UGP’’ et représentée par sa Directrice Madame Carminda Viegas.
et
M. , Consultant
Est conclu le contrat suivant concernant à une mission pour la production du manuel de mise en oeuvre du: "Projet d’Appui à la petite agriculture commerciale", PAPAC.
Les termes de référence trouvés dans l’annexe 1 et le budget dans l’annexe 2, font partie intégrant de ce contrat.
Ce contrat précise la durée, et les objectifs de la mission, ainsi que les moyens que seront mis en oeuvres durant cette mission.
Ce contrat ne sera valable qu’à partir du moment où les parties concernées auront apposé leurs signatures respectives.
Durée de la mission
1. Cette mission est prévue à partir du ------décembre 2014 pour une durée de 4 semaines réparties comme suit :
a) 2,5 semaines pour assembler les informations et rédiger un première version du manuel;
b) 1,5 semaine pour finaliser le manuel.
2. Tout dépassement de cette durée maximale sera à la charge du consultant.
3. Avant du début de sa tâche, le consultant doit se présenter à la directrice de l’UGP pour élaborer, conjointement avec elle, le RAF et le Responsable de suivi-évaluation, un programme de travail.
Rapports à fournir
1. Une premiere version du manuel avant le début du "Séminaire de Lancement du PAPAC" planifié pour le 14 et 15 janvier 2015;
2. Une version finale du manuel deux semaines après sa discussion approfondie avec les experts du FIDA qui se rendront en mission à Sao Tomé et Principe pour l' exécution du "Séminaire de Lancement du PAPAC".
Conditions de paiement
Le consultant devra fournir un relevé d’identité bancaire, précisant le nom du bénéficiaire, le nom de la banque, le nº de compte et ses coordonnées domiciliaires. Tous les montants indiqués seront en Dollars des Etats Unies ou en Dobras.
4. Rémunération : Dollars des Etats Unies ou Dobras --------- par jour pendant 20 jours, qui seront payés par virement bancaire après réception par l’UGP de la version finale du manuel.
Toutes autres dépenses annexes (Assurances, protection sociale … etc.) seront à la charge du consultant.
Litige
En cas de litige, il faudra rechercher un règlement à l’amiable. A défaut, les parties concernées par ce contrat, s’adresseront au Tribunal de Sao Tomé.
Logistique locale
L’UGP prendra les dispositions nécessaires pour faciliter les déplacements sur le terrain dans le cadre de sa mission.
Fait à Sao Tome, le ….. / ……../ 2014
Pour l’UGP Le Consultant
 

 

 

 

 
 
 
 

 

CERVEJEIRA ROSEMA 

 

   

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Câmara Distrital de Água Grande    

LUMEN  CRISTO Limitada 

 
 
 
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